Eventbyrån – Företagens ”butler” för konferenser och event

För de allra flesta företag gäller att ”tid är pengar”. Varför lägga tid på att boka hotell, ordna med underhållning och trycka upp mässmaterial när någon annan kan göra det – både snabbare och bättre. Det är så eventbyråerna jobbar. Vid större event är det nästan vanligare att en eventbyrå anlitas än att man inte gör det. 

Vad en eventbyrå egentligen gör varierar en hel del. Det beror till stor del på vad företaget är inriktad på för verksamhet. Men kortfattat handlar det om att erbjuda en komplett tjänst som innebär att företaget planerar och genomför ett event utifrån kundens önskemål. Det spelar då ingen roll om kunden vill ha ett stort bröllop i ett gammalt slott eller om det handlar om ett företag som vill ha en mässa där de ska presentera sina produkter. Det som däremot skiljer eventföretagen åt är vilka kunder man främst vänder sig mot vilket också avgör vilka event som man anordnar. 

Färdiga paket - eller personligt anpassade

Eftersom vissa event är återkommande och bokningarna delvis liknar varandra är det vanligt att en eventbyrå har färdiga paketlösningar. Det är blir då mycket smidigt för kunden att få allt serverat utan att man själv behöver ta ställning till så många olika punkter. 

Ett exempel från ett företag i Stockholm är ”Sommarfest på Haga”. Därmed ordnar de med boende för gästerna, mat, musik och allt i en perfekt miljö i närheten av centrala Stockholm. Önskas transport till och från Centralstation kan detta även enkelt lösas. I och med att allt ingår tar det inte många minuter att boka festen varpå den gällande eventbyrån enbart kompletterar med frågor kring antal personer, eventuella allergier osv. 

Event kan vara allt mellan himmel och jord

Ett annat alternativ är att göra ett helt anpassat event. Det kan skapas helt och hållet efter vad som önskas. Vill man ha ett bröllop i Stockholms skärgård eller fest maximalt 500 meter från Centralstationen så ordnas detta. I detta fall kan man avgöra allt från färg på ballongerna till vad som ska stå på inbjudningskorten. Nu fyller en eventbyrå uppgiften både som rådgivare, ”fixare” och nätverk. Likheten är alltså mycket stor med en bröllopskoordinator men i detta fall handlar det om ett bredare utbud av olika fester, event och mässor. 

Framförallt är det eventbyråer i storstäderna som anlitas. Detta inte minst eftersom många företag åker till Göteborg eller Stockholm när de vill ha ett större event. Här finns ofta både kunder och leverantörer och inte minst artisterna, underhållningen och de unika upplevelserna. 

28 May 2018