Så är det att digitalisera dokument

Många kontor behöver bli digitala. Det finns nämligen många fördelar med att digitalisera det material som kan finnas på ett kontor.

  1. En av fördelarna är att ett digitalt arkiv tar så mycket mindre utrymme än ett pappersarkiv. Har du ett digitalt arkiv, finns det på en server hos ett företag som erbjuder sig att spara ditt arkiv. Du behöver inga arkivskåp för det "molnet".
  2. En annan sak är att det faktiskt är säkrare än att spara dokument i ett arkivskåp. Ett skåp kan du alltid bryta upp. Visserligen kan du hacka ett konto, men då gäller det för det första att kontot blir synligt för dem som vill hacka det.
  3. Det kan till och med bli lättare för dig att snabbare hitta det dokument som du vill hitta genom att ha ett digitalt arkiv. Du slipper flänga runt i arkivskåpet för att hitta dokumentet. I stället sitter du vid din dator och letar.
  4. Oberoende var du befinner dig, till och med på andra sidan jordklotet, har du möjlighet att komma åt ditt arkiv. Har du alla dokument i arkivskåpet, måste du befinna dig på kontoret för att komma åt dina dokument. Är det digitalt, spelar det ingen roll var du är. Du kan ändå jobba.

Så arbetar man med digitalisering av ett arkiv

Att digitalisera ett arkiv kan låta som ett omfattande arbete, men med de nya teknikerna är det inte så omfattande som man skulle kunna tro. Ungefär så här kan det gå till när man digitaliserar ett arkiv:

1. Man skannar in dokument. Att göra pappersdokument digitala, görs på automatisk väg genom att man lägger varje papper i en skanner, som omvandlar dem till olika slags filer.

2. Hur vill kunden kunna se dokumenten i framtiden? Beroende på vad det handlar om för dokument, till exempel om de innehåller bilder, diagram eller liknande, kan kunden behöva få se dokumenten på olika sätt.

3. Indexering av arkivet. Man gör sedan en indexering åt kunden så att kunden kan se sitt arkiv och föreslå en indexering, alternativt godkänner den slags indexering som företaget föreslår.

4. Hur vill kunden söka i arkivet? Kunden kan vilja söka i arkivet, antingen med liknande system och indexering som till exempel landets bibliotek, eller har något annat sätt att söka i sitt arkiv. Beroende på önskad sökfunktion, eller om företaget erbjuder en sökning installerar man det hos kunden.

5. Arkivrevision; fattas det någon funktion i arkivet? När kunden väl har kommit igång med sitt arkiv, gör man sedan en revision av arkiveringen. Antingen gör man den endast en gång, eller så gör man detta regelbundet, till exempel en gång om året eller liknande.

6. Klassificering och filformat; vilka olika slags dokument handlar det om? Vilka slags format vill och behöver kund ha dem? Här bestämmer kunden vilka slags format som kunden behöver kunna arkivera i, eller hur de ska visas när kunden väl har hittat dem.

7. Avvikelsehantering; vad bör man göra om något saknas? På vilket sätt ska avvikelser hanteras? Vad bör göras om något fattas?

Läs mer här om digitalt arkiv.

17 okt 2018